Produktywność po mojemu – uczę się pracować mądrze

Cześć!

Wpis ten piszę w jeszcze w listopadzie, za to czytasz go już w grudniu – chwilę przed świątecznymi porządkami w sumie z przewodnim hasłem tego wpisu – produktywność :). Chcę się z Tobą podzielić narzędziami używanymi przeze mnie na co dzień, które pomagają mi pracować mądrzej. Bo w życiu jednak nie chodzi o to, żeby się narobić 😉 I zrozumienie tego zajęło mi bardzo dużo czasu.

Uprzedzam. Nie jestem żadnym specjalistą. Dopiero uczę się mądrej pracy, popełniam wiele błędów, a ten wpis pozwoli mi także na uporządkowanie tego wszystkiego, czego się jakoś tam nauczyłem. A no i dodatkowo ten wpis nie jest reklamą w sensie, że nie mam z opisywania narzędzi żadnych pinionżków. Korzystam z nich, bo uważam, że są dobre i mogę je polecić 🙂

Produktywność - uporządkowane miejsce pracy

Problem

Każdy z nas jest przytłoczony ilością informacji, zadań do zrobienia, wszystkim. Niestety tak jest i już. Najgorzej, kiedy ilość zaczyna to nas przerastać i po prostu jak małe dziecko siadamy na środku i płaczemy. Sam tak robiłem i dalej niestety zdarza mi się to robić. Jednak wystarczy uświadomić sobie kilka rzeczy i starać się wprowadzić jak najszybciej w życie. Z pomocą przychodzi pojęcie produktywności.

Czymże jest produktywność?

Ja nie wiem jaka jest oficjalna definicja produktywności, jeżeli takowa w ogóle istnieje. W moim odczuciu i do tego dążę, jest to umiejętność pracy mądrej. Mądrość w pracy charakteryzuje się tym, żeby robić, a się nie narobić mówiąc kolokwialnie, a mówiąc oficjalnie, by pracować przemyślanie, mieć plan działania. Z tym wiąże się także oczyszczenie umysłu z wszelkich ciażących myśli. I tutaj ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że np. u mnie psychika odgrywa bardzo dużą rolę. Ostatnimi czasy jestem obciążony nakładem pracy, która średnio mnie interesuje, dodatkowo goniące terminy, nieregularny tryb życia. To wszystko objawia się u mnie narastającą prokrastynacją i frustracją. Jednak świadomość istnienia tych zjawisk i poczucie, że już niedługo spadnie ze mnie ciężar motywuje mnie do działania, więc poniekąd te energie się niwelują.

Do sedna proszę

Tak, fajnie się rozmawia ogólnie, może o tym też kiedyś napiszę wpis. Czas na omówienie tytułowych narzędzi, które pomagają mi nie zginąć w odmętach współczesnego świata. Ale zaraz, zanim o narzędziach to co zanim zaczniemy korzystać z tych narzędzi?

Porządeczki

Ludzie, którzy mnie bliżej znają, wiedzą, że strasznie lubię porządek, segregację. Niestety z czasem wiadomo jak to jest, gromadzimy nowe rzeczy, dokumenty, notatki, wszystko w bliżej nieokreślonych miejscach. Jednak jak być produktywnym, kiedy wokół siebie mamy bałagan (nie mówię o syfie wysypującym się przez okno, żeby nie było :P).

Ale o jaki bałagan chodzi?

Takim bałaganem w mojej ocenie będą chociażby nieprzejrzane koszulki – w części np. już nie chodzimy i nie będziemy chodzić, bo dziurawa, bo poplamiona. W szufladzie w biurku dokładamy tylko kolejne faktury, dokumenty. Książki nie leżą w logicznym porządku. W pudełku z kablami jest pajęczyna. Teoretycznie nie sprawia to jakiegoś problemu, pudełko ładnie stoi na półce, koszulki poprasowane i złożone w szafce, książki poukładane równo na półce, w szufladzie jest ładna kupka papierów. Ale czy to jest czytelne? Według mnie nie. Żeby zacząć mówić o produktywności, według mnie, pierwszym etapem jest zrobienie wokół siebie porządku. W swoich rzeczach. Otoczenie i świadomość jego harmonii wpływa na samopoczucie i ułatwia wykonywanie zadań. Zlikwidowanie sterty papierów z szuflady i rozłożenie jej w odpowiednie miejsca – faktury do faktur, dokumenty związane z pracą do odpowiedniej teczki, z uczelnią do innej itd. pozwoli na bardziej optymalną pracę w przyszłości – kiedy nie będzie potrzeby przewalania tony papierów.

Regularnie kierowniku!

I tutaj znowu przychodzi nam nieregularność. U mnie „bałagan” wynika właśnie z braku regularności (a takie nawyki nie łatwo sobie wyrobić, oj nie łatwo…). Ostatnio zainspirowany webinarem Michała Śliwińskiego o przeglądzie piątkowym, postanowiłem zrobić swój pierwszy przegląd piątkowy. I co? A no 4 godziny zajęło mi opróżnianie Pocket oraz robienie Inbox 0 w sześciu skrzynkach emailowych. A została mi jedna, najważniejsza, moja podstawowa skrzynka. Uzmysłowiłem sobie, że Inbox 0 to nie jest stan, kiedy wszystkie wiadomości są oznaczone jako odczytane, ale kiedy fizycznie ich nie ma! Są usunięte/zarchiwizowane. Wtedy mamy do czynienia z prawdziwym Inbox 0.

To sum up

Podsumowując ten krótki, ale jak ważny wstęp. Produktywność potrzebuje porządku. Nie mówię tu o zarastających garnkach w zlewie, a o zwykłym posortowaniu, posegregowaniu naszych rzeczy. Ja odczuwam, iż mimo zawsze mam porządek u siebie, to potrzebuje rewolucji, odświeżenia. Najchętniej zamknąłbym się na 2 tygodnie i zaczął od gruntownego przeglądu wszystkich moich rzeczy, po sortowanie danych na komputerze, dysku, pendrive. Usunąć co zbędne, nie potrzebne. Kluczowy element procesu

No to jakie te narzędzia?

Czas powiedzieć o tych narzędziach. Produktywność lubi posługiwanie się narzędziami, bo pozwalają one na przyśpieszanie i automatyzowanie procesów. Oczywiście każdy może mieć swoje narzędzia i nie muszą być one koniecznie cyfrowe. Ja lubię mieć cyfrowe, bo są zawsze pod ręką.

OneNote

OneNote – to jest to. Wszystkie notatki w jednym miejscu, zawsze przy sobie. W łatwy sposób uporządkowane, czytelne, można przeszukiwać. Dodatkowo można udostępnić notes i pracować wspólnie. Chmurowa aplikacja, więc na wszystkich urządzeniach notatki automatycznie się synchronizują oraz mam do nich dostęp wszędzie, gdzie zaloguję się na swoje konto Microsoft. Możesz powiedzieć – a co jeśli nie masz dostępu do internetu, ani telefonu przy sobie. Zawsze staram się wtedy zanotować taką informację w notesie i przenieść ją przy najbliższej sytuacji do OneNote (ale baaaaaardzo dawno mi się to nie zdażyło).

Nozbe

O Nozbe każdy z Was już u mnie słyszał. Kombajn do zarządzania zadań tworzony przez zespół świetnych ludzi. Korzystałem wcześniej z Todoist, jednak jakoś mi osobiście nie przypadło do gustu (pewnie dlatego, że wersja darmowa jest turbo uboga). Cały czas uczę się z niego korzystać w prawidłowy sposób, ale to narzędzie bardzo mi odpowiada. Drugi filar mojego systemu.

IFTTT

Produktywność to także automatyzacja procesów. I tutaj przychodzi z pomocą narzędzie IFTTT – If This Then That. To oprogramowanie jest zintegrowane z wieloma systemami. Pozwala na przechwycenie jakiejś reakcji zaistniałej w jednym systemie i wywołanie akcji w innym. Na przykład kiedy do Pocket (o którym za chwilę) dodam stronę z etykietą Nozbe, to automatycznie do mojej skrzynki spraw trafia nowe zadanie z ową stroną.

Pocket

Pocket to aplikacja, która pozwala w łatwy sposób przechować strony, do których z różnych powodów chcemy wrócić w przyszłości. Jednym kliknięciem strona zostaje zapamiętana i nie grozi już 500 miliardów otwartych kart w przeglądarce.

Słowo na koniec

Przedstawiłem Wam w kilku słowach z czego staram się korzystać w moim codziennym dążeniu do bycia produktywnym. Cały czas się tego uczę i na pewno ten system będzie się zmieniał, przede wszystkim rozszerzał. Mam cel, by w 2018 przestawić swoje codzienne bytowanie na właśnie takie zorganizowane, zautomatyzowane. Dużo pracy, ale się opłaci 😉 Trzymajcie kciuki!

Czytaj również:
« »